После того, как мероприятие закончилось, участники разошлись, зоны партнеров и пресс-воллы демонтированы, а чемоданчик организатора убран на склад, остается только одно желание - лечь в позу звезды на недельку, отключив телефон и интернет. Но сделать это нельзя - потому что мероприятие не закончено, пока вы не выполнили все действия по алгоритму, обязательному к реализации после того, как ивент состоялся. Итак, что же надо сделать организатору после ивента?
- раздать все, что осталось на площадке и проконтролировать, чтобы все всё забрали. Зачастую партнеры приезжают перед ивентом, привозят свои материалы для пакетов участника или ролл-ап и уезжают, не присутствуя на мероприятии. Когда все закончилось, вы остаетесь на площадке среди чужой полиграфии и прочих ценных (не для вас) вещей. Всегда стоит заранее оговаривать, что, например, в 19 часов у вас заканчивается мероприятие, поэтому с 19:30 до 20 часов вы ждете представителя от партнера, который заберет то, что осталось. Или же договоритесь с партнером и представителями площадки, что оставшуюся раздатку, ролл-апы, пресс-воллы можно будет забрать, например, в подсобке на площадке в рабочее время по будням. Из личного опыта - настоятельно не рекомендую брать “на пару дней” чужие коробки и ролл-апы в багажник, чтобы у вас их забрали где-то в городе. Возить вы можете их после этого месяцами, а оно вам надо?
- собрать отзывы и обратную связь от участников, партнеров, спикеров, команды - очень важный элемент пост-продакшна, об этом будет подробный пост.
- поблагодарить партнеров, спикеров, команду - даже если вы лично поблагодарили всех непосредственно на мероприятии, совершенно не лишним и очень приятным с вашей стороны будет письмо или сообщение в соцсетях спустя пару дней. Благодарность от души, фотографии из первых фотоотчетов, приятные для адресата отзывы по хэштегу мероприятия - все это те незаметные штрихи, те элементы внимания и заботы, которые делают ваше мероприятие уникальнее и лучше и побуждают говорить о нем снова и снова.
- закрыть все документы контрагентам - может, конечно, это самое скучное, но тем не менее обязательное. Если вы не решите бухгалтерские вопросы, то в будущем, при потребности поработать с этим подрядчиком, вы можете столкнуться с ситуацией, когда “а вы сначала нам закройте старые документы, которые мы вам привозили вместе с полиграфией накануне мероприятия, ну и что, что вы их найти не можете”. Документы придется держать в порядке, даже если очень лень.
- подготовить и разослать фото, видео и записи - с момента окончания мероприятия в работу включается ваша команда, которая монтирует, обрабатывает, заливает фото и видеоматериалы, монтирует видеозаписи выступлений (если они предусмотрены), собирает их в отчеты. Чем оперативнее вы разошлете обещанные видеозаписи выступлений и презентации, чем полнее и эмоциональнее будут ваши фотоотчеты - тем больше фидбэка и отзывов вы сможете собрать, а это - тот социальный капитал, который будет работать на вас при организации следующих мероприятий.
- сделать пост-рассылку по договоренностям с партнерами - обычно в нее входят спецпредложения от партнеров, скидки, подарки. Делается она не всегда, и вы можете вообще не предлагать ее как опцию партнерского пакета. Но если она кем-то куплена, то сделать ее нужно четко в оговоренный срок, по полной и актуальной базе, с последующим предоставлением отчета (если об этом была предварительная договоренность) по открываемости и кликабельности.
- сформировать и разослать отчеты для партнеров - являются обязательным элементом, если у вас были реализованы партнерские пакеты. Партнеру мало интегрироваться в ваше мероприятие и присутствовать на нем - ему важно получить отчет с фотографиями, количеством упоминаний, отзывами, итогами розыгрышей и акций, если они проводились. Форму, сроки предоставления и содержание отчета обязательно нужно обсуждать при заключении договора с партнером и прописывать в приложении (там же, где перечисляются все предоставляемые вами опции и формы интеграции партнера в ивент). Это поможет избежать недоразумений после мероприятия и, вероятно, структура и качество вашей работы позволит перевести партнерство из разового в систематическое.
И вот только когда вы все это сделали, можно пойти хотя бы в SPA, если лечь в позу звезды на недельку вас не пускает следующий проект.
